Şubeler arası transfer: alıcı şubenin rakamı neden farklı?

Taşkent'teki şube Semerkant'a 30 takım gönderdi; çıkış fişi pazartesi yazıldı. Mal çarşamba günü Semerkant'a ulaştı ve giriş fişi o gün işlendi. Salı günü alınan bir stok raporunda ise bu 30 takım ne Taşkent'te ne Semerkant'ta görünür. Merkez ofis rakama bakıp 30 takımın "kayıp" olduğunu düşünebilir. Şubeler arası transferdeki farkların büyük kısmı kayıp değil, yoldaki malın kayıtta sahipsiz kalmasından doğar.

Yoldaki mal kimin?

Transfer fişi tek adımda yazılırsa mal gönderen şubenin kaydından çıkar ama alan şubenin kaydına girmez; giriş yapılana kadar şirket içinde sahipsiz kalır. İki kötü sonuçtan biri doğar: ya stok iki şubede birden görünür ya da hiçbirinde. Hangisi olursa olsun şubelerin toplamı fiziksel gerçeği yansıtmaz. Merkez ofis çoğu zaman bu boşluğu şube müdürlerinden ayrı ayrı rakam isteyerek kapatmaya çalışır; oysa sorun şubelerin dürüstlüğünde değil, kaydın yapısındadır.

İki aşamalı transfer

1. Gönderim. Gönderen şube çıkışı yazar, mal "yolda" deposuna ya da durumuna geçer. Fişte kalem, miktar, yüklenme saati ve araç ya da taşıyıcı bilgisi bulunur. Yüklenen miktarın gönderen şubede ikinci bir kişi tarafından sayılması, farkı kaynağında yakalar.
2. Kabul. Alan şube malı sayar ve girişi yazar. Sayılan miktar gönderilenden farklıysa fark ayrı bir "transfer farkı" satırına gider ve gönderen şubeye bildirilir.

Kayıt sistemi iki aşamayı desteklemiyorsa Excel'de basit bir "yoldaki transferler" tablosu da iş görür: fiş numarası, tarih, miktar ve durum (yolda, kabul edildi, farklı).

Kabul süresi

Kabul için süre belirleyin: örneğin Taşkent'ten Semerkant'a giden mal için varıştan sonra 24 saat, daha uzak şubeler için 48 saat. Süre dolduğunda hâlâ "yolda" görünen transferler listelenir ve sorumlusuna gönderilir. Süre aşıldığında malın kendiliğinden kabul edilmiş sayılmasına izin vermeyin; sessiz kabul farkı gizler, sorumluluğu belirsizleştirir. Haftada bir yapılan on beş dakikalık bir "yoldaki mal" kontrolü, aylar sonra çıkacak büyük bir tartışmayı önler.

Örnek: salı günkü rakam

Varsayımsal bir örnek: Taşkent şubesinde bir koltuk modelinden 100 takım, Semerkant şubesinde 40 takım var. Pazartesi Taşkent'ten 30 takım gönderiliyor ve çıkış fişi aynı gün yazılıyor. Salı günü kayıtlar şunu gösterir: Taşkent 100 − 30 = 70, Semerkant 40. Toplam 110 takım; oysa şirketin 140 takımı vardır, 30'u yoldadır. Merkezdeki rapor "30 takım eksik" derse yanıltıcı olur.

Çarşamba günü Semerkant kabulde 28 takım sayıyor. Kayıtlar: Semerkant 40 + 28 = 68, Taşkent 70, toplam 138. Eksik 2 takım "transfer farkı" olarak ayrı satırda durur ve araştırılır: yüklemede mi, yolda mı, kabulde mi? 70 + 68 + 2 = 140; tablo yeniden tamamdır. Yola çıkan 30 takımdan yalnızca ikisi açıklanması gereken bir farktır ve kanıtıyla birlikte tek bir satırda durur. Aynı mantık gönderenin kaydını da sınar: 30 takım yola çıktıysa Taşkent rafında 70 takım bulunmalıdır; sayımda 70 çıkıyorsa gönderen şubenin kaydı doğrudur.

Sayım gününde transferler

• Kesim saatinde "yolda" listesi çıkarılır; bu mal hiçbir şubenin sayımına girmez.
• Alan şubenin kapısında duran ama henüz kabul edilmemiş mal ayrı sayılır ve not düşülür.
• Gönderilmiş ama alınmamış mal için iki şubenin yetkilisi aynı tabloyu imzalar.
• Sayımdan sonra gelen mal, sayım sonucunu değiştirmez; yeni dönemin hareketidir.

Şubeleri karşılaştırırken de aynı kural geçerli olmalıdır. Bir şubenin "yolda" malını fark olarak gösteren rapor, o şubeyi haksız yere öne çıkarır.

Sonuç

Transferdeki fark çoğu zaman belge zamanlaması ve yoldaki mal kuralından doğar; kural yazılıysa çözümü de bellidir. StockSystem mağaza ve şube stok denetiminde şubeler arası transfer fişlerini, iade ve hasar kayıtlarını inceler; mağaza ile merkez kaydı arasındaki farkın hangi hareketten doğduğunu bulur.