Showroom sergi ürünleri sayıma girer mi?

Showroom'daki köşe koltuk kayıtta "mevcut" görünür. Müşteri aynı modelden yenisini istediğinde satış elemanı kayda bakar, "var" der; depoya gidildiğinde yalnızca sergideki parça bulunur. Sergi ürünü ne yeni bir ürün gibi satılabilir stoktur ne de hurdadır. Bu üçüncü durum kayıtta tanımlanmadığı sürece hem sayım hem satış sorun yaşar. Aşağıda sergi ürünlerini sayım dışında bırakmadan, ama satılabilir stoğu da şişirmeden izlemenin bir düzeni var.

Sergi ürünü neden ayrı bir durumdur?

Sergi ürünü uzun süre el değmiş, güneş ve toz görmüş olabilir; yeni ürün fiyatına satılması çoğu zaman mümkün olmaz. Öte yandan şirketin malıdır, satılacaktır ve değeri vardır. Kayıtta normal stokla karışırsa üç sorun çıkar:

• satılabilir stok olduğundan yüksek görünür;
• ürün sergide yıllarca kalır, çünkü onu ne zaman ve hangi fiyatla satacağına kimse karar vermemiştir;
• aynı takım iki kez sayılır: bir kez showroom'da kurulu hâliyle, bir kez de kayıtta depoda koli olarak.

Üç tanım: durum, yer, kural

1. Durum. Sergi ürünü kayıtta ayrı bir depo ya da durum koduyla izlenir. Showroom'a kurulduğu anda ana depodan sergi deposuna transfer fişi yazılır.
2. Yer. Showroom planına yer numaraları (S-01, S-02 gibi) konur; her sergi ürününün üzerinde yer numarası ve kalem kodu yazan bir kart bulunur.
3. Satış kuralı. Sergi ürününü kimin, ne zaman ve hangi indirimle satabileceği yazılıdır. Örneğin altı ay sergide kalan ürün için belirli bir indirim oranı ve müdür onayı. Garanti ya da teslimat koşulları farklıysa bu da satış belgesine geçer.

Kuralın içeriği işletmenizin ticari kararıdır; önemli olan kararın bir yerde yazılı olmasıdır.

Sayım günü showroom turu

Showroom sayımı depodakinden farklı yürür; ekip yer listesiyle gezer:

• her yer numarasında model, kumaş ya da renk kodu ve kart numarası kayıttakiyle eşleştirilir;
• ürünün durumu A (iyi), B (kullanım izi var) ya da C (hasarlı) diye işaretlenir;
• kart ve yer numarası görünecek şekilde fotoğraf çekilir;
• müşteriye ayrılmış ya da teslimat bekleyen ürün ayrı satıra yazılır.

Bir de koli konusu var: bir takım ya koli içinde depoda ya kurulu hâlde showroom'da sayılır, ikisinde birden değil. Kurulu takımın kolisi depoda kalmışsa kayıt onu hâlâ koli olarak tutuyor olabilir; bu durumda sayımda sahte fazlalık ya da sahte eksik çıkar.

Örnek: 20 takımın 17'si satılabilir

Varsayımsal bir örnek: kayıtta bir koltuk modeli için 20 takım görünüyor. Sayımda 17 takım depoda koli içinde, 3 takım showroom'da kurulu bulunuyor. Sergi ayrı izlenmiyorsa kayıt 20 takımı satılabilir sayar ve müşteriye 20 takım söz verilebilir; oysa yeni ürün olarak yalnızca 17 vardır. Sergi ayrı izlenirse tablo şöyle olur: satılabilir 17, sergi 3, toplam 20.

Sergi için altı ay sonra yüzde 15 indirim kuralı konduğunu varsayalım. Liste fiyatı 9.000.000 som ise indirimli fiyat 9.000.000 × 0,85 = 7.650.000 som eder. Üç takım bu fiyatla satılırsa 3 × 7.650.000 = 22.950.000 som gelir; liste fiyatıyla 3 × 9.000.000 = 27.000.000 som olacaktı. Aradaki 4.050.000 somluk fark sergi ürününün bilinen değer kaybıdır ve yönetime raporlanabilir. Kural yoksa aynı fark satış anında, her müşteriye göre değişen pazarlıkla ortaya çıkar. İndirim oranı da bu örnekteki gibi sabit olmak zorunda değil; önemli olan oranın baştan bilinmesi.

Sık yapılan hatalar

• Sergi ürününü satılabilir stoktan düşmeden müşteriye "var" demek.
• Sergiden satılan ürünü ana depodan çıkarmak; çıkış sergi deposundan yapılmalı.
• Kart ve yer numarası kullanmamak; showroom düzeni değişince hangi ürünün nerede olduğu bilinmez.
• Hasarlı sergi ürününü kayıtta "iyi" göstermek.
• Sergi ürününü sayım dışı bırakmak; kayıtta değeri duran ürün sahada denetlenmemiş olur.

Sonuç

Sergi ürününü ayrı bir durum, yer ve satış kuralıyla izlemek, hem sayımı temiz tutar hem de satılabilir stoğu doğru gösterir. StockSystem mobilya ve showroom sayımlarında parçalı ürünleri tek kalem olarak izler, bir koltuk takımının tüm kolilerini eşleştirir; eksik parçalı setleri, hasarlı ve sergi ürünlerini ayrı listede toplar.