Çok şubeli stok denetimi: her mağaza için tek düzen

Varsayalım ki Türkiye'den gelen bir mobilya ve ev gereçleri zincirinin Taşkent, Semerkant ve başka şehirlerde mağazaları var. Her mağaza sayımı kendi bildiği gibi yapıyor: biri sergi ürünlerini sayıyor, öbürü saymıyor; biri raporunu Excel'de, diğeri kâğıtta veriyor. Merkez ofis sonuçları yan yana koyduğunda hangi şubenin neden farklı çıktığını bile ayırt edemiyor. Çözüm, her şubede aynı kuralları ve aynı formu kullanan tek bir denetim düzenidir.

Tek kural seti

Tüm şubeler için aşağıdakiler ortak olmalı:

• bölge adları ve sırası: sergi alanı, arka depo, hasar köşesi, iade rafı;
• kesim saati: sayımdan önce son giriş ve çıkış fişinin hangi saatte kapanacağı;
• birimler: parça, takım ya da koli; hangi ürünün hangi birimle sayılacağı;
• sergi ürünleri ve numuneler: sayıma girer mi, ayrı satırda mı yazılır;
• sonuç formu: aynı sütunlar, aynı dosya biçimi;
• imza: sayımı kimin yaptığı, kimin onayladığı.

Bu kuralları tek sayfaya yazıp her mağazaya aynen gönderin. Şubeler küçük uyarlamalar yapmaya başladığı anda karşılaştırma değeri düşer.

Sayımı kim yapar?

Şubenin kendi çalışanı kendi stokunu sayarsa sayım yine de yapılmış olur, ama bağımsız olmaz. Başka bir şubeden gelen çalışan ya da dış ekip bu açığı kapatır. Bir seçenek de çapraz sayımdır: A şubesi B'yi, B şubesi C'yi, C şubesi A'yı sayar; böylece her mağaza hem sayan hem sayılan olur. Dış ekip kullanmak maliyet getirir, ama merkez ofis için tarafsız bir rakam üretir. Çapraz sayımda ise ekip değişim gününün planlanması ve yol masrafı gibi küçük işler ortaya çıkar; Özbekistan'da şubeler farklı şehirdeyse bunu hesaba katın.

Takvim: hepsi aynı anda değil

Altı şubeniz varsa hepsini aynı hafta saymanız gerekmez. Basit bir düzen:

• her şubede üç ayda bir tam sayım; altı şubede bu, ayda iki şube demektir;
• ayda bir, en hızlı satan 20 kalem için kısa kontrol;
• hasar ve iade raflarına haftalık bakış;
• önceki sayımda farkı yüksek çıkan şubeye bir sonraki turda öncelik.

Böylece her şube yılda dört tam sayım görür, stok sürekli gözetim altında kalır ve hiçbir ay ekibin tamamı sayıma kilitlenmez. Ayda bir yapılan 20 kalemlik kontrol ise tam sayımın küçük bir provasıdır; kısa sürer ama kayıtların güncel olup olmadığını erken gösterir.

Sergi, hasar ve iade alanları

Mağazada üç alan çoğu zaman kayıt dışı kalır: sergi, hasar köşesi ve iade rafı. Her biri için kayıtta ayrı bir durum ya da depo tanımı olmalı. Sergi ürününü satılabilir stoğa katmak, hasarlı ürünü normal stok gibi göstermek şubenin farkını olduğundan küçük ya da büyük gösterir. Sayımda bu alanlar ayrı satırlara yazılırsa şubeler aynı koşullarda karşılaştırılır.

Şubeleri nasıl karşılaştırmalı?

Rakamları yan yana koymak için fark oranını kullanın: farklı çıkan kalem sayısının sayılan kalem sayısına bölümü. Varsayımsal bir örnek:

• A şubesi: 420 kalem sayıldı, 6'sında fark var, oran yüzde 1,4;
• B şubesi: 380 kalem, 19 fark, oran yüzde 5,0;
• C şubesi: 450 kalem, 9 fark, oran yüzde 2,0.

B şubesi öne çıkıyor. Bu bir ceza listesi değil, nereye bakılacağının işaretidir: belki şubeler arası transfer fişleri geç işleniyor, belki iade rafı kayıtlı değil. Neden bulunmadan oran tek başına yorumlanmaz. Farklı büyüklükteki şubeleri karşılaştırırken orana ek olarak değeri de verin: küçük bir şubede yüzde 5 az bir tutar, büyük bir şubede yüzde 2 daha büyük bir tutar olabilir.

Sonuç

Şubeleri karşılaştırabilmek için önce aynı kuralları koymak, sonra sayımı bağımsız kişilere yaptırmak gerekir. StockSystem mağaza ve şube stok denetiminde şubeler arası transfer fişlerini, iade ve hasar kayıtlarını inceler; mağaza ile merkez kaydı arasındaki farkın hangi hareketten doğduğunu bulur.