Metre, kg, m² ve koli: kalem kartında dönüşüm tablosu

Aynı ürün satın almada metre, depoda kg, satışta koli, sayımda palet olarak geçerse kayıt hangi birimle tutulursa tutulsun biri hatalı çevirir. Kalem kartında dönüşüm yazılı değilse her çalışan kendi hesabını yapar ve her hesap biraz farklı çıkar. Bu yazıda ana birim, katsayı ve yuvarlama kurallarının kalem kartına nasıl yazılacağını anlatıyoruz.

Kalem kartında neler bulunmalı?

1. Ana birim. Stok bakiyesinin tutulduğu tek birim. Kumaşta metre, seramikte m², boru ve profilde çubuk ya da kg olabilir.
2. Alternatif birimler ve her birinin ana birime katsayısı.
3. Katsayının sabit mi, değişken mi olduğu.
4. Yuvarlama kuralı.
5. Hangi belgede hangi birimin kullanılacağı: alış, satış ve sayım.

Sayım, ana birimle ya da en kolay sayılan birimle yapılabilir; ama sonuç kayıttaki ana birime çevrilerek yazılır. Çeviriyi sayan kişinin aklına bırakmayın, kartta yazan katsayı kullanılsın.

Alış birimi ile satış birimi farklıysa (örneğin tedarikçi kg ile faturalar, siz metreyle satarsınız) iki dönüşüm de kartta bulunur; aksi halde her çeviri sayım gününe kalır.

Sabit ve değişken katsayı

Sabit katsayılar ambalajdan gelir ve ambalaj değişmedikçe aynı kalır. Değişken olanlar ise parti ya da ölçüme bağlıdır. Aşağıdaki değerler varsayımsaldır:

• Seramik 60×60: 1 koli = 1,44 m²; 1 palet = 40 koli = 57,6 m².
• Profil: 1 çubuk = 6 m; birim ağırlık 0,85 kg/m ise 1 çubuk = 5,1 kg; 1 demet = 20 çubuk = 120 m = 102 kg.
• Kumaş: 1 top yaklaşık 150 m; net 24,8 kg ise yaklaşık 0,165 kg/m.

Kumaştaki kg/m değeri gramaj ve ene, dolayısıyla partiye bağlıdır; bu yüzden kartta "parti bazında" diye işaretlenmeli ve ana birim olarak ölçülen metre alınmalıdır. Değişken katsayıyı sabitmiş gibi kullanmak, sayımda sistematik bir fark üretir.

Yuvarlama kuralı

Yuvarlama iki yerde sorun çıkarır: satışta ve toplamlarda.

• Satışta koli bölünmüyorsa müşterinin istediği miktar yukarı yuvarlanır. 50 m² isteyen müşteri için 50 ÷ 1,44 = 34,72 koli gerekir; 35 koli verilir, 35 × 1,44 = 50,4 m² olur.
• Stok toplamında önce koli (ya da çubuk) sayıları toplanır, sonra ana birime çevrilir. Her satırı ayrı ayrı yuvarlayıp sonuçları toplamak, uzun bir tabloda birkaç metrekarelik fark üretir.
• Ekranda ve raporda m² iki ondalıkla gösterilir; sistem içinde daha fazla basamak tutulur.
• Kuralı yazarken hangi belgede uygulanacağını da belirtin: fatura, çıkış fişi ya da sayım kâğıdı.

Katsayı güncel değilse

Varsayımsal bir örnek: tedarikçi aynı modelin koli içeriğini 4 plakadan 5 plakaya çıkardı; koli artık 5 × 0,36 = 1,80 m² ediyor. Kalem kartı güncellenmedi ve 30 koli girdi. Kayıt 30 × 1,44 = 43,2 m² yazar, gerçekte 30 × 1,80 = 54,0 m² vardır. Aradaki 10,8 m² sayımda "fazlalık" olarak görünür; ama ortada ne fazlalık ne kayıp vardır, yalnızca eski katsayı vardır. Bu fark aynı partinin her yeni girişinde büyümeye devam eder.

Yeni katsayı eski stok için geçerli olmayabilir; bu yüzden değişiklik tarih ve parti bilgisiyle yazılmalı, eski partilerin katsayısı silinmemelidir.

Katsayıyı kim değiştirir?

• Dönüşüm katsayısını değiştirme yetkisi bir ya da iki kişide olmalı; değişiklik tarihi ve nedeni kayıtta durmalı.
• Mal kabulde koli içi adet ve m² değeri etiketten okunup karttakiyle karşılaştırılmalı.
• Katsayı değişikliği satış fiyatını ve maliyeti de etkiler; bu yüzden muhasebe ve satış bilgilendirilmelidir.

Sonuç

Birim dönüşümü kartta yazılı olduğunda sayım sonucu kayıtla aynı dili konuşur. StockSystem yapı malzemeleri depolarında seramik, profil, boya ve yalıtım ürünlerinde palet, koli, m² ve kg arasındaki dönüşümü kalem kartına göre yapar; aynı ürünün iki ayrı birimle sayılıp çifte kayda dönüşmesini önler.