Sayımdan önce kalem listesini temizlemek: çift ve eski kayıtlar

Sayımın ne kadar süreceğini çoğu zaman rafta duran mal miktarı değil, sayım listesindeki satır sayısı belirler. Listede çift, eski ya da yanlış adlandırılmış her kalem, ekipten birinin rafta aradığı, bulamadığı ve sonunda "sıfır" yazdığı bir satırdır. Bu satırlar hem zaman yer hem de sahte fark üretir. Aşağıda sayımdan önce kalem listesini sadeleştirmek için pratik bir plan var.

Dört tür sorunlu kayıt

Kalem listesi temizlenirken genellikle şu dört grupla karşılaşılır:

• Çift kayıt: aynı ürün Türkçe, Rusça ya da Özbekçe adla, bazen de yalnızca yazım farkıyla iki ayrı kalem olarak açılmıştır.
• Hareketsiz kayıt: bakiyesi sıfırdır ve uzun süredir hiçbir belgede geçmemiştir.
• Belirsiz ad: ölçü, renk ya da model bilgisi eksiktir; "kumaş mavi" gibi bir ad rafta hangi ürünü gösterdiği belli olmayan bir satırdır.
• Eksik alan: birim, dönüşüm katsayısı, barkod ya da kod boştur.

Hepsinin ortak sonucu aynıdır: sayan kişi kayıttaki satırı raftaki ürünle eşleştiremez, eşleştiremeyince tahmin eder.

Temizlik adımları

1. 1C'deki kalem listesini bakiye ve son hareket tarihiyle birlikte Excel'e aktarın.
2. Bakiyesi sıfır olan ve belirlediğiniz süredir (örneğin 18 ay) hareket görmeyen kalemleri arşiv adayı diye işaretleyin.
3. Adları küçük harfe çevirip boşlukları temizleyin, listeyi ada ve tedarikçi koduna göre sıralayın; yan yana duran benzer adlar çift adaydır.
4. Her çift aday için karar verin: gerçekten aynı ürün mü, yoksa yalnızca renk ya da ebat farkı olan iki ayrı ürün mü?
5. Ad kuralını yazın: ürün türü, model, renk ya da ton, ebat; her kalem aynı sırayla adlandırılsın.
6. Birimi ya da dönüşüm katsayısı boş olan kalemleri doldurun ya da sorumlusuna bir görev olarak verin.

Üçüncü adım bir filtreden çok göz işidir; ama on beş dakikalık bir tarama bile şaşırtıcı sayıda çift bulur. Özellikle merkezde Türkçe, yerelde Rusça açılmış kalemler bu listenin en kalabalık grubudur.

Sayımdan önce ne yapılır, ne yapılmaz?

Bakiyesi olan çift kalemleri sayımdan önce birleştirmeye kalkmayın. Birleştirme işleminin geçmiş belgelere nasıl yansıdığı sisteminize göre değişir; bunu muhasebecinize ve 1C'den sorumlu kişiye sorun. Sayımdan önce yapılacak güvenli iş şudur:

• bakiyesiz ve hareketsiz kalemleri sayım listesinden çıkarmak, kalemi sistemden silmeden "arşiv adayı" olarak ayırmak;
• çift adayları listede yan yana yazdırmak, sayım ekibinin ikisini de aynı yerde aramasını sağlamak;
• sayımdan sonra, sayım sonucuna göre birleştirme kararı vermek.

Çift kalemlerin sayılan miktarı sonradan toplanır. Fiziksel ürün tektir; kayıtta ikiye bölünmüş bakiye, birleştirme yapılana kadar fark tablosunda iki satır olarak görünür ve tek satır gibi okunmalıdır.

Örnek: 2.400 satırdan 1.950'ye

Varsayımsal bir fabrika deposunda kalem listesi 2.400 satırdan oluşuyor. İnceleme sonunda 310 kalemin bakiyesi sıfır ve 18 aydır hareketsiz, 140 kalemin ise başka bir satırın tekrarı olduğu anlaşılıyor. Sayım listesi 2.400 − 310 − 140 = 1.950 satıra iniyor; 450 satır eksilmiş oluyor. Satır başına ortalama iki dakika (arama, sayma, yazma) varsayımıyla 450 × 2 = 900 dakika, yani 15 saatlik ekip emeği demektir. Bunun bir kısmı bakiyesiz kalemlerin rafta gerçekten olmadığını teyit etmeye gider, bu yüzden kazanç tam 15 saat olmaz; ama liste kısaldıkça hata payı da küçülür.

Aynı temizlik sayımdan sonra da işe yarar: bir sonraki sayımda aynı çift kayıtlar yeniden sorun çıkarmaz.

Temizliği kalıcı kılmak

• Yeni kalem açma yetkisini bir ya da iki kişiyle sınırlayın.
• Yeni kalem açılmadan önce listede aynı ürünün olup olmadığı kontrol edilsin; arama, ad kuralına göre yapılsın.
• Kalem kartına zorunlu alanlar koyun: ana birim, dönüşüm katsayısı, barkod ya da kod.
• Altı ayda bir hareketsiz kalem taraması yapın.

Sonuç

Kısa ve temiz bir kalem listesi sayımı hızlandırır ve sahte farkları azaltır. StockSystem sayım sırasında kod, barkod ve görünüşe göre aynı ürüne ait kayıtları işaretler, tekrar eden kalemlerin listesini verir; birleştirme kararı ve düzeltmenin sisteme işlenmesi sizdedir.