Satılmış ama depoda duran ürün: rezerve ve ön ödemeli siparişler

Müşteri yemek odası takımının ön ödemesini yaptı ve teslim tarihini bekliyor. Takım depoda duruyor, ama artık satılabilir değil. Kayıtta hâlâ "mevcut" görünüyorsa satış danışmanı aynı takımı ikinci bir müşteriye de satabilir; kayıttan düşülmüşse sayımda bu takım "fazla" çıkar. Rezerve ve ön ödemeli siparişler iki ayrı rakam tutmayı gerektirir: fiziksel stok ve satılabilir stok. Aşağıda bunu nasıl yapacağınızı anlatıyoruz.

Üç durum

Müşteriye bağlanmış ürün üç aşamadan birinde olabilir:

• rezerve: müşteriye söz verilmiş, ödeme yok; süresi sınırlıdır;
• ön ödemeli: avans alınmış, ürün müşteri adına ayrılmış;
• satılmış, teslime hazır: ödeme tamam, ürün depoda teslimat bekliyor.

Üçü de fiziksel olarak depodadır ve sayımda sayılır; üçü de satılabilir stok değildir. Üç durumun da herkesin göreceği tek bir yerde kayıtlı olması gerekir. Rezervenin telefonla ya da defterde yapıldığı bir mağazada ikinci danışman bunu göremez ve aynı ürün iki müşteriye söz verilir. Rezerve kaydı sipariş numarasını, ürün kodunu, adedi, tarihi ve sözü veren kişiyi içermelidir.

İki rakam: fiziksel ve satılabilir

Formül basittir: satılabilir stok = fiziksel stok − rezerve − ön ödemeli − teslime hazır. Varsayımsal bir örnek: depoda 18 yemek odası takımı var, 4'ü rezerve, 5'i ön ödemeli. Satılabilir stok 18 − 4 − 5 = 9 takımdır.

İki yaygın hata vardır:

• avans alınınca ürünü stoktan düşmek: kayıt 18 − 5 = 13 olur, sayımda 18 çıkar ve 5 takımlık sahte bir fazlalık görünür;
• hiç ayırmamak: satış ekranı 18 gösterir, oysa satılabilir olan 9'dur ve 9 takım fazla söz verilebilir.

Para tarafını da hesaplayın. Birim fiyat 8.000.000 som ve avans yüzde 30 ise bir sipariş için 8.000.000 × 0,30 = 2.400.000 som avans alınmıştır; 5 sipariş için bu 5 × 2.400.000 = 12.000.000 som eder. Bu tutarın muhasebede nasıl izleneceğini yerel muhasebecinizle teyit edin; stok tarafında önemli olan, bu para karşılığında teslim edilecek malın depoda ayrılmış olduğunu görmektir.

Fiziksel ayırma: teslime hazır rafı

Rezerve ve ön ödemeli ürünleri ayrı bir rafta toplayın. Her birine sipariş numarası, söz verilen teslim tarihi ve koli sayısı yazan bir etiket asın. Parçalı mobilyada bir takımın bütün kolilerinin aynı rafta ve aynı etiketle durduğunu kontrol edin; etiketi okuyan depocu ürünü başka bir müşteriye vermez. Müşterinin adını değil sipariş numarasını yazmak hem gizliliği korur hem de depo ekibinin numarayla çalışmasını sağlar.

Süre ve iptal kuralı

Rezerve süresi yazılı olsun; örneğin 7 gün. Süre dolunca ürün ya otomatik serbest kalır ya da müşteriyle konuşulup uzatılır. Ön ödemeli siparişte iptal ve iade koşulları sözleşmede açık yazılmalıdır; avansın iadesi ile ürünün satılabilir stoğa dönmesi aynı gün kaydedilmelidir. Haftada bir sipariş listesini teslime hazır rafıyla karşılaştırın: 30 günden eski her sipariş için müşteriyi arayıp teslim tarihini netleştirin, çünkü bekleyen ürün hem yer hem sermaye tutar.

Sayımda nasıl işlenir?

Sayım ekibi teslime hazır rafını da sayar. Rapor üç satır göstermelidir: fiziksel stok, ayrılmış stok (sipariş numaralarıyla) ve satılabilir stok. Sipariş numarasıyla eşleşmeyen ayrılmış ürün ya da ürünü bulunamayan sipariş fark olarak yazılır. Örnekteki depo için rapor şöyle okunur: fiziksel 18, ayrılmış 4 + 5 = 9, satılabilir 18 − 9 = 9. Üç rakam yan yana durduğunda kimsenin kafası karışmaz.

Sonuç

Rezerve ve ön ödemeli ürünü stoktan düşmemek, ama satılabilir stoktan çıkarmak, hem sayımı hem satışı düzeltir. StockSystem mağaza ve showroom sayımlarında kayıtla sayım arasındaki farkın hangi hareketten doğduğunu arar; rezerve ve ön ödemeli ürünlerin ayrı bir durumla izlenmesi de ilk görüşmede konuşulacak kapsamın bir parçasıdır.