Pazar tüccarındaki konsinye mal: kayıtta nasıl tutulur?

Toptan pazardaki bir tüccarın tezgâhına 1.200 metre kumaş bırakıldı; mal sattıkça ödeme yapılacak. Kumaş artık depoda değil, ama hâlâ sizin. Depocu çıkış fişini yazdı, muhasebe faturayı henüz kesmedi, tüccar da kaç metre sattığını tam hatırlamıyor. Altı ay sonra kimse bu malın nerede ve ne kadar olduğunu bilmiyor. Konsinye mal, depo kaydının dışında kalan ama stoğunuzun parçası olan malın en riskli türüdür. Aşağıda bunu kayıtta nasıl tutacağınızı anlatıyoruz.

Konsinye mal kayıtta nerede durur?

Mülkiyet sizdedir; mal ancak tüccar sattığında el değiştirir. Bu yüzden konsinye mal ne "depodaki stok" ne de "satılmış mal" sayılır. Her tüccar için ayrı bir konum ya da alt depo açın, örneğin "Konsinye, Tüccar A". Yönetim raporunda da "üçüncü kişilerde bulunan stok" ayrı bir satır olsun. Depo toplamına karışırsa sayımda hep eksik görünür; hiç gösterilmezse yönetim stokun bir kısmını göremez. Değerlemede maliyeti kullanın; tüccara verdiğiniz satış fiyat listesini ayrı tutun ve fiyat değiştiğinde yeni listeyi yazılı bildirin, çünkü tahsilat bu listeye göre yapılır. Belge türlerini ve muhasebe işleyişini yerel muhasebecinizle baştan teyit edin.

Dört belge

Konsinye düzeni dört belgeyle yürür:

• gönderim fişi: kalem kodu, parti, metre ya da adet, tarih ve tüccarın kabul imzası;
• satış bildirimi: tüccarın belirli aralıklarla, örneğin on günde bir, sattığı miktarı yazılı bildirmesi;
• iade fişi: tüccardan geri dönen mal;
• tahsilat kaydı: satılan mal karşılığında alınan ödeme.

Sıra önemlidir. Gönderim fişi mal depodan çıkmadan hazırlanmalı ve tüccara bir nüsha verilmelidir. Satış bildirimi ise sayımdan önce yazılı alınmalıdır; aksi hâlde bildirim sayım sonucuna göre uydurulabilir.

Mutabakat formülü ve bir örnek

Tüccarda kalması gereken miktar şöyle bulunur: gönderilen − satılan − iade edilen. Varsayımsal bir örnek: 1.200 metre gönderildi, satış bildirimi 780 metre, iade 150 metre. Kalması gereken 1.200 − 780 − 150 = 270 metredir. Yerinde sayımda 240 metre bulunursa fark 30 metredir; bu, gönderilen miktarın yüzde 2,5'idir (30 ÷ 1.200).

Para tarafı da ayrıca kontrol edilir. Birim maliyet 3 USD ve satış fiyatı 4 USD olsun. Satılan 780 metre için tahsil edilecek tutar 780 × 4 = 3.120 USD'dir; tüccar 2.800 USD ödediyse açık bakiye 3.120 − 2.800 = 320 USD kalır. Eksik 30 metre ise maliyetle 30 × 3 = 90 USD, satış fiyatıyla 120 USD eder. Böylece iki ayrı soru ayrı yanıtlanır: mal kaç metre eksik, para ne kadar açık?

Sayımı tüccarın yanında yapmak

Sayım randevulu olsun ve sayım hakkı konsinye anlaşmasında yazılı bulunsun. Tüccarın tezgâhında ya da deposunda başka tedarikçilerin benzer ürünleri de olabilir; sizin malınızı etiket, parti ve marka işaretiyle ayırın. Gönderim sırasında her topa ya da kolinin üzerine "konsinye" ve firma adı yazan bir etiket yapıştırmak, hem sayımı hem de mülkiyeti göstermeyi kolaylaştırır. Sayımı tüccar ya da temsilcisiyle birlikte yapın, sonucu iki tarafın imzaladığı bir tutanağa yazın ve fotoğraf çekin. Açılmış, kesilmiş veya kullanılmış parçaları da ayrı satırda gösterin. Satış bildirimi ile sayım sonucu her seferinde aynı mutabakat tablosuna girmelidir.

Başlıca riskler

• tüccarın sattığı hâlde bildirmediği mal;
• başka tedarikçinin malıyla karışma;
• iade edilmeyen kesik ve artık parçalar;
• tahsilatın gecikmesi; satılan malın parası eskidikçe tartışma büyür;
• sınırsız konsinye; tüccar başına bir değer üst sınırı belirleyin, örneğin 5.000 USD.

Sonuç

Depoda olmayan mal da sayımın ve raporun konusudur; konsinye bakiye ayrı bir satırda, düzenli mutabakatla izlenir. StockSystem fason ve üretim hattındaki malzemeyi çıkış fişleriyle karşılaştırır; pazardaki konsinye mal gibi depo dışı bakiyeler için ziyaret gerekiyorsa kapsam teklifte ayrıca yazılır.