Yıl sonu sayımı kontrol listesi: fabrika deposu için

Yıl sonu sayımı bir günde yapılır, ama bir ayda hazırlanır. Hazırlık geç başlarsa sayım günü fiş kapatmakla, etiket aramakla ve ekip toplamakla geçer; asıl iş olan sayım ikinci plana düşer. Fabrika deposunda bu daha da önemlidir, çünkü hammadde, yarı mamul ve mamul aynı anda hareket eder. Aşağıda sayımdan bir ay önce başlayan bir kontrol listesi veriyoruz. Örnekte sayım tarihi 28 Aralık olarak alınmıştır. Bir aylık süre, etiket basımı, ölçüm, yazışma ve ekip planı gibi bir günde yapılamayacak işlere zaman bırakır.

Bir ay kala: kapsam ve sorumlular (28 Kasım)

• Sayılacak depoları, bölgeleri, fasondaki ve yoldaki malı yazılı olarak belirleyin.
• Sayım sorumlusunu, ekip liderlerini ve muhasebe temsilcisini atayın.
• Kapanış takvimini yerel muhasebecinizle teyit edin; sayım sonuçlarının hangi tarihe kadar kayda işleneceği belli olsun.
• Kesim saatini seçin: o saatten sonra işlenen giriş ve çıkış fişleri sayım sonrasına kalır.
• Merkez ofise sayım tarihini ve rapor biçimini bildirin.

İki hafta kala: kayıtlar (14 Aralık)

• Açık siparişleri, yoldaki malı ve fasondaki bakiyeyi listeleyin.
• Negatif bakiyeleri ve çift kalemleri temizleyin ya da işaretleyin.
• Etiketsiz topları ve karışık paletleri ölçüp etiketleyin.
• Sayım kartlarını basın ve numaralandırın.
• Bölge sayısına göre ekip sayısını hesaplayın.

Ekip hesabı için bir örnek: 24 bölge var ve bir çift günde 3 bölgeyi sayıp başka bir çiftin 3 bölgesini kontrol edebiliyor. Her bölge bir kez sayılıp bir kez kontrol edileceğinden toplam 24 + 24 = 48 bölge işi çıkar. Çift başına günde 6 iş yapılıyorsa 48 ÷ 6 = 8 çift, yani 16 kişi gerekir. Kişi sayısı yetmiyorsa ya sayım iki güne yayılır ya da kontrol sayımı yalnızca yüksek değerli bölgelerde yapılır.

Son hafta: saha hazırlığı (21 Aralık)

• Depo krokisi ve bölge adları sabitlensin; bölge kilidi için bant ve şerit hazır olsun.
• Tartı ve metre gibi ölçüm aletlerinin çalıştığını kontrol edin.
• Sevkiyat ve mal kabul takvimini üretim ve satışla birlikte gözden geçirin; yoğun hareketi sayım gününün öncesine ya da sonrasına kaydırın.
• Ekibe verilecek brifingin gündemini ve yeniden sayım eşiğini yazın.
• Sayımdan bir gün önce (27 Aralık) son fişleri kapatıp bölge işaretlerini asın.

Son haftada yeni kalem açılmasını durdurun ve kalem listesini donmuş sayın; sayım sırasında kod değişirse kartlar, kayıt ve fark tablosu birbirini tutmaz. Yetkililerin telefon numaralarını bir sayfada toplayıp ekip liderlerine verin.

Sayım günü

• Kesim saatinde belgeler kapatılır, kartlar dağıtılır.
• Bir ekip bölgeyi bitirince başka bir ekip kontrol sayımı yapar.
• Tutmayan satırlar aynı gün yeniden sayılır.
• Gün sonunda kartlar toplanır; basılan, kullanılan ve iptal edilen kartların toplamı basılan sayıya eşit olmalıdır.
• Açık, hasarlı ve etiketsiz ürünlerin listesi kapatılır.

Gün içinde yeni etiket basmak ya da kalem düzeltmek gibi sayımla ilgisiz işleri erteleyin. Her bölgede tek karar noktası ekip lideri olsun; sorular ona gelsin, o da gerektiğinde depo sorumlusuna danışsın.

Sayımdan sonra: rapor akışı

Sayımın değeri, sonucun ne kadar hızlı kayda ve yönetime ulaştığına bağlıdır. Örnek bir akış:

1. Sayımdan sonraki ilk gün: ham sonuçlar Excel'e girilir, kayıtla karşılaştırılır.
2. İkinci ve üçüncü gün: farklar nedenlerine ayrılır (girilmemiş fiş, yanlış kalem, birim hatası, gerçek eksik) ve değere göre sıralanır.
3. Birinci haftanın sonu: sayım tutanağı imzalanır, fark tablosu ve merkez ofis özeti gönderilir.
4. Kapanıştan önce: düzeltme fişleri muhasebe ile birlikte işlenir.

Süreleri işletmenize göre ayarlayın, ama her adımın bir sorumlusu ve bir tarihi olsun.

Sonuç

İyi hazırlanmış bir yıl sonu sayımı, sayım gününü sakin ve rapor gününü kısa tutar. StockSystem sayım gününü üretim ve sevkiyat planınıza göre seçer, bölgeleri ekiplere paylaştırır ve o güne kadarki son giriş ve çıkış fişlerini sizinle birlikte kapatır.