Merkez ofis için stok raporu: tek sayfada neler yer almalı?

Merkez ofis çoğu zaman depoyu uzaktan, bir Excel dosyası üzerinden görür. Dosyadan kaç kalem olduğunu, sayımın kayıtla tutup tutmadığını ve farkın nereden geldiğini anlamaya çalışır. Rapor eksik ya da dağınıksa yönetim ya "her şey yolunda" der ya da soruların ardı arkası kesilmez. Özbekistan'daki depodan Türkiye'ye giden stok raporunun neleri içermesi gerektiğini aşağıda adım adım ele alıyoruz.

Merkez ofis hangi soruyu sorar?

Rapor, okuyanın aklındaki beş soruya yanıt vermeli:

1. Ne kadar stok var ve değeri nedir?
2. Fiziksel sayım kayıtla tutuyor mu?
3. Fark varsa büyüklüğü nedir ve nereden çıkıyor?
4. Bununla ilgili ne yapılıyor, kim sorumlu?
5. Hareketsiz ya da riskli stok var mı?

Her sorunun yanıtını ayrı bir kutu ya da satır olarak verin; okuyucu raporun içinde aranmak zorunda kalmasın. Bu soruların yanıtı bir sayfaya sığmıyorsa rapor büyük olasılıkla ya fazla ayrıntılıdır ya da önemli rakamı saklıyordur.

Tek sayfalık özet ve ayrıntı tablosu

Özet sayfası şu bölümlerden oluşur:

• Kapsam ve tarih: hangi depo, hangi bölgeler, sayım tarihi ve kesim saati (belgelerin hangi ana kadar dahil edildiği);
• Genel rakamlar: sayılan kalem sayısı, kayıtla eşleşen kalem oranı, farklı çıkan kalem sayısı;
• Fark tutarı: eksik ve fazla farkların toplamı ayrı ayrı, ardından net tutar;
• En büyük 10 fark: kalem, miktar, değer ve olası neden;
• Nedene göre dağılım: zaman farkı, yanlış kalem, birim hatası, gerçek eksik gibi;
• Yapılacaklar: iş, sorumlu kişi, tarih.

Özet sayfasının arkasında kalem bazında bir tablo bulunur. Yönetim istediği satıra inebilsin diye sütunlar sabit olmalı: kalem kodu, ad, parti, birim, kayıtlı miktar, sayılan miktar, fark, değer, olası neden ve durum (açık ya da kapalı). Tabloyu Excel olarak göndermek filtre ve sıralama imkânı verir. İmzalı sayım tutanağını PDF olarak eklemek ise rakamı kimin onayladığını gösterir.

Net fark yanıltabilir

Eksik ile fazla birbirini götürür. Varsayımsal bir örnek: A kaleminde +120 metre, B kaleminde −115 metre fark var; net fark yalnızca +5 metre. Oysa ortada iki ayrı hata vardır: biri fazla, öbürü eksik yazılmıştır, belki de aynı mal iki kalem arasında karışmıştır. Bu yüzden rapor hem net hem de brüt (mutlak) toplamı vermeli: 120 + 115 = 235 metre. Net fark küçük, brüt fark büyükse telafi eden iki hata vardır ve ikisi de ayrı ayrı incelenmelidir.

Para birimi ve değerleme

Merkez ofis için fark, miktar kadar değerle de ilgilidir. Birkaç kural işi kolaylaştırır:

• değerleme tek bir para biriminde yapılır; hangisi olduğu ve hangi kurla (hangi tarihin kuruyla) çevrildiği raporda yazar;
• değer, kayıttaki maliyetle hesaplanır, satış fiyatı ayrı bir sütunda gösterilir;
• yerel para birimi (som) ile merkezin kullandığı para birimi aynı tabloda karıştırılmaz.

Varsayalım ki toplam fark 14.000 USD ve bunun büyük kısmı üç kalemde toplanıyor. Yönetimin ilk bakacağı yer bu üç kalemdir; yüzlerce satırlık bir liste bu bilgiyi gömer.

Sık yapılan hatalar

• Rapor tarihini ya da kesim saatini yazmamak;
• kayıt bakiyesini sayım gününden değil, birkaç gün önceki bir 1C çıktısından almak;
• farkı nedensiz vermek ("−340 m" yazıp açıklama bırakmamak);
• birimleri karıştırmak (aynı tabloda metre ve kg);
• sayı biçimini karıştırmak: 1.250 yazısı bir ayarda bin iki yüz elli, noktanın ondalık sayıldığı başka bir ayarda 1,25 olarak okunur; binlik ayracını ve ondalık işaretini baştan kararlaştırın;
• yapılacak işleri sahibi ve tarihi olmadan yazmak;
• raporu sayımdan haftalar sonra göndermek; fark eskiyince "hâlâ geçerli mi?" sorusu yeni bir sayım gerektirir.

Sonuç

İyi bir stok raporu kısa, tarihli ve nedenli olur; her fark bir sahibe ve bir tarihe bağlanır. StockSystem teslimatında kalem bazında fark tablosu Excel, merkez ofis özeti ise PDF olarak hazırlanır: en büyük farklar, değer olarak ağırlıkları ve önerilen eylemler tek sayfada yer alır.